Die Anfangs-/Konzeptphase beginnt zusammen mit der Idee für das Projekt. Nach der Weiterentwicklung der Idee wird ein erstes Grob-Konzept entworfen. Der Festlegung des zeitlichen Rahmens folgt die Überlegung, wie das Ziel dieses Projekts erreicht werden kann. Außerdem müssen die Ressourcen sowie die notwendigen Materialien festgelegt werden. Zusätzlich erfolgen die Personal- und Umsetzungsplanung. Wenn nötig, wird ein Projektantrag gestellt. Wenn das alles erledigt ist, startet das Projekt. Das entworfene Konzept passt zur Idee und dem Plan, und das Budget sowie die Ressourcen sind gegeben. Dann geht das Projekt weiter in die Initiierungsphase.

Hier startet das Projekt offiziell. Analysen prüfen die Wirtschaftlichkeit des Projekts. Zusätzlich werden Risiken des Projekts abgewogen und im Konzept zu berücksichtigt. So sollen die Risiken möglichst gering gehalten werden, so dass möglichst schnell und effektiv reagieren werden kann, falls doch Probleme auftauchen. Damit dies funktioniert, muss eine gute Organisation im Team herrschen. Außerdem hat es große Vorteile, wenn die Kommunikation im Team gut und zielführend abläuft. In dieser Phase geht es vor allem um das Ziel oder das Ergebnis des Projekts. Was soll erreicht werden? Soll es im Endprodukt genau das Geplante werden oder kann es auch Abweichungen im Entstehungsprozess geben? Wie reagieren wir auf unvorhersehbare Ereignisse? Wie reagieren wir, wenn die Ressourcen zu knapp geplant wurden? Dieses sind alles Fragen, die in dieser Phase das Projekts gestellt werden könnten. Sie helfen im späteren Verlauf des Projekts, gut auf Eventualitäten vorbereitet zu sein und ermöglichen eine schnelle Reaktion.

Nach diesen Schritten folgt die Planungsphase. Dort werden die einzelnen Arbeitsschritte in verschiedene Phasen unterteilt. Je nach Projekt können diese Phasen gleichzeitig oder nacheinander ablaufen. Außerdem erfolgt dort die Ressourcenplanung, Materiallisten werden entworfen und das Personal dem Budget angepasst. Danach kommt es zur Aufgabenverteilung in den jeweiligen Arbeitsschritten. Es werden sogenannte Arbeitspakete entworfen, so dass jeder weiß, wann und wo an dem Projekt gearbeitet wird. Diese Arbeitsschritte werden auch mit im Zeitplan festgehalten. Das Projektmanagement ist signifikant – bei einer effektiven Planung arbeiten alle zielführend zusammen und durch eine wirksame Kommunikation hat das Projekt eine zielführende Struktur. Wenn diese Grundlage vorhanden ist, beginnt die Durchführung des Projekts.

In der Durchführungsphase starten die Arbeitsschritte nach dem vorher festgelegten Arbeits- und Zeitplan. Wichtig bei den einzelnen Arbeitsschritten ist, dass möglichst viel dokumentiert wird. So entsteht auch ein guter Informationsfluss innerhalb des Teams. Außerdem kann sich das Team so auch selbst koordinieren und die Abläufe sind fließend. Da jedoch nicht immer alles nach Plan laufen kann, ist das Feedback der Arbeiten mit den Informationen extrem wichtig. Wenn es Probleme geben sollte, kann so der Plan oder das Konzept angepasst werden oder es gibt weniger Verzögerungen beim Projektverlauf. Diese Adaptionen sollten auch immer dokumentiert werden, da eventuelle Probleme bei den nächsten Projekten auf diese Weise verhindert werden können.

Die letzte Phase eines Projekts ist die Abschlussphase. Alle Arbeitsschritte sind erledigt und das Projekt ist zu einem Ergebnis gekommen. Das Ergebnis wird auf Qualität geprüft. Nicht nur das Endergebnis selbst, sondern auch der ganze Projektprozess wird analysiert und ausgewertet. Was war positiv oder negativ? Wie lässt sich die Anfangsprognose mit dem Fazit vergleichen? Welche Probleme sind entstanden und wie wurden sie gelöst? Konnten befürchtete Risiken vermieden werden und wo sind vielleicht neue entstanden? Dies sind alles Fragen, die im Projektrückblick gestellt werden können. Das Ergebnis ist eine Reflexion des Projekts. Hieran kann auch abgelesen werden, ob ein Projekt erfolgreich war oder nicht, wo noch Verbesserungsbedarf bei der Planung oder der Konzeption besteht oder was bei zukünftigen Projekten anders laufen sollte.

Diese Struktur beim Planen von Projekten kann sehr hilfreich sein. Jedes Projekt ist individuell und somit auch dessen Planung. Jedoch zeigt die Phasenaufteilung, wie wichtig eine intensive Vorbereitung ist. Häufig erfordert ein Projekt, z. B. für ein Event, eine einjährige Planung, obwohl die Projektdurchführung selbst nur eine Woche dauert.

Der Zeitplan wird gut vorgeplant und so entstehen meistens nur Probleme innerhalb der Durchführungsphase. Häufig sind dies Zeit- oder Ressourcenprobleme. Mit der Arbeit von Externen kommen immer neue Zeitpläne hinzu, die koordiniert werden müssen. Aber Externe bringen auch große Vorteile mit sich. Sie haben häufig eine andere Sichtweise auf das Projekt und schaffen so neue kreative Impulse innerhalb des Teams. Das Projekt wird somit immer neu durchdacht und noch besser geprüft. Außerdem können die Projektverantwortlichen auch von anderen Erfahrungen profitieren und sie berücksichtigen.

Der Abschluss eines Projekts kann sehr vielfältig gestaltet werden und zwischen einer kurzen Feedback-Runde (Was war positiv? Was war negativ?) oder einer genauen Analyse in der Nachbereitung variieren. Die genaue Gestaltungsform ist abhängig vom Projekt selbst und den Mitwirkenden, für die ein gemeinsamer Abschluss sehr wichtig ist, da sie so auch für sich mit dem jeweiligen Projekt abschließen können. Es wird Platz gemacht für eine neue Idee und somit auch ein neues Projekt.